Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, w skrócie RODO, to zestaw przepisów regulujących m.in. sposoby zarządzania informacjami. Ten akt normatywny, który wszedł w życie ledwie kilka lat temu, w znaczący sposób wpłynął na pewne aspekty naszego funkcjonowania. W końcu kto z nas nie podpisywał zgody na przetwarzanie swoich danych, np. podczas wysyłania CV czy zawierania różnego rodzaju umów? Obecnie odpowiedniej znajomości przepisów wymaga choćby założenie własnego sklepu e-commerce. Co trzeba wiedzieć o RODO, jeśli zamierzamy rozpocząć własną działalność? Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnej?

Czym jest RODO?

Zacznijmy od zdefiniowania RODO. Jest to dokument określający i regulujący prawne normy dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych w Europie. Rozporządzenie to weszło w życie 25 maja 2018 roku. Ten obowiązujący na terenie całej Unii, a w określonych przypadkach także poza jej granicami, akt normatywny jest wiążący dla każdego przedsiębiorcy i wszystkich świadczących usługi lub produkty firm. Oznacza to, że szczególnie świadomi jego istnienia (oraz wagi) musimy być wtedy, kiedy zakładamy własną działalność. Jako osoba fizyczna jedynie wyrażamy zgody na przetwarzanie naszych danych osobowych i wykorzystywanie ich przez określone podmioty w konkretnym celu. Z kolei prowadząc działalność, czy to handlową, czy w jakimkolwiek innym sektorze, musimy liczyć się z tym, że operując powierzonymi nam danymi, powinniśmy dostosowywać się do określonych w RODO przepisów.

RODO a własna działalność

Zakładając własną działalność, musimy bardzo poważnie podejść do kwestii rozporządzania danymi osobowymi. Niezwykle istotne jest przeprowadzenie analizy i ocena ryzyka przetwarzania oraz pozyskiwania danych osobowych. Tego typu audyt ujawnia sposób, w jaki przetwarzane są dane, ich rodzaj, a także zapewnianą im ochronę. Dzięki tego rodzaju działaniom właściciel firmy może wdrożyć odpowiednie środki, które zapobiegną m.in. dostaniu się informacji w niepowołane ręce. Warto pamiętać, że przekazując dane osobowe określonym podmiotom, z którymi współpracujemy, również należy zastosować odpowiednie środki ochronne. To samo tyczy się narzędzi takich jak newsletter czy masowo wysyłane maile. Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, powinien przeprowadzić w tym zakresie odpowiednie szkolenia – właśnie one pozwalają uświadomić zatrudnionych o tym, w jaki sposób chronione są ich dane. Ważne jest także, aby każda pracująca dla nas osoba, podpisała stosowną klauzulę. Z wprowadzeniem RODO wiąże się jeszcze jedna, istotna zmiana. Wszelkiego rodzaju dokumentacja, m.in. ewidencje czy regulaminy, musi być sporządzona zrozumiałym, prostym językiem, tak, aby każda zatrudniona osoba mogła bezproblemowo się z nią zapoznać.

Choć minęło już kilka lat od wdrożenia tego zestawu przepisów, RODO wciąż potrafi przysporzyć problemów, tak osobom prywatnym, jak i niepotrafiącym zadbać o przygotowanie odpowiednich klauzul przedsiębiorcom. Niestety, niedostosowywanie się do obowiązujących norm prawnych może skutkować nałożeniem na nas wysokiej kary. Jeżeli podejrzewamy pracodawcę o to, że nie respektuje danych osobowych bądź jako właściciel działalności, mamy problem ze wdrożeniem RODO, to powinniśmy zasięgnąć porady prawnej. Doświadczony adwokat nie tylko pomoże nam załatwić wszelkie formalności, ale też pozwoli na uniknięcie kary finansowej.